- Como fazer para o meu dia ter mais horas?
- De que forma posso priorizar minhas tarefas?
- Como ter tempo para fazer todas as minhas atividades?
Essas são questionamentos recorrentes nos dias de hoje, onde tudo é corrido. Tentar conciliar trabalho, afazeres domésticos, lazer e muitas vezes estudos não é tarefa fácil. E por isso diversos problemas de produtividade e gestão do tempo vão surgindo no dia a dia das pessoas, principalmente de empreendedores.
A falta de divisão entre vida pessoal e profissional , a sobrecarga pela quantidade de tarefas do trabalho, de casa e/ou dos estudos, e a falta de perspectiva para planos a longo prazo mostra o quão organizados precisamos ser para não se perder ou deixar coisas importantes passarem.
Gestão do tempo é a arte de organizar a vida de forma a controlá-la e evitar perda de tempos. Gerir o seu tempo implica em identificar o que é mais importante, definir objetivos e estabelecer prioridades.
Por isso, separamos algumas dicas para você não desperdiçar um recurso tão importante quanto o tempo. E assim, conseguir se organizar melhor e conhecer alternativas para diminuir a sobrecarga de tarefas.
6 Ferramentas para gestão do tempo e produtividade
1- Técnica Pomodoro
Esse método de gestão do tempo divide um horário em pequenos blocos de produtividade e de concentração total, intercalados de momentos de descanso. Estudos comprovam que o cérebro humano consegue ficar totalmente focado por no máximo 50 minutos. Por isso, para um trabalho ser produtivo, é importante que haja pausas.
A técnica consiste em ter um pico de concentração durante 25 minutos sem parar, pausar 5 minutos e repetir esse ciclo. Ao atingir 4 ciclos, ou seja, 2h de trabalho, é permitido fazer uma pausa mais longa para descansar o corpo e a mente.
Você deve lembrar que as pausas devem ser usadas para atividades totalmente desconexas à tarefa realizada. Não é interessante fazer uma pesquisa na internet sobre o assunto que você está trabalhando, pois isso não seria uma pausa, seria um tempo de trabalho também.
Outro ponto é ter disciplina, utilizar cronômetros, alarmes e aplicativos para que os tempos não sejam extrapolados, tanto o de produtividade, quanto o de descanso. Aplicativos como o Focus Keeper, Focus-to-do, Plantie, Pommo, etc, ajudam a cumprir estes ciclos da técnica Pomodoro.
2- Matriz GUT
É uma metodologia que consiste em criar uma tabela com as suas tarefas e classificá-las de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência. A classificação é por notas de 1 a 5 em cada uma delas, para que alguns problemas sem urgência não passem na frente da resolução de problemas urgentes. Para isso, é necessário saber o que cada sigla significa:
G (Gravidade): Caso o problema não seja resolvido, o quanto ele irá prejudicar o seu dia-a-dia a longo prazo?
U (Urgência): Existe algum prazo ou tempo limitado para ser feito? Isso pode esperar? Ou então, ser feito em outro momento?
T (Tendência): O problema será agravado rapidamente ou aos poucos?
Com ela fica mais fácil alocar as tarefas nas ferramentas a seguir.
3- Agendas online (Google Agenda, Outlook Calendar, iCloud Calendar…)
Acesso: Computador (navegador de sua preferência), Celular ou tablet (iOS ou Android).
Adquira o costume de planejar tudo o que ocorrerá de importante no mês, marcando seus eventos pontuais mensais. E assim você terá uma base para abrir seu planejamento semanal. Pegue o primeiro dia da semana (domingo ou segunda), liste as principais tarefas, que serão inevitáveis, e distribua ao longo da sua semana. Depois, anote demandas secundárias que irão surgir, como reuniões, resolução de problemas ou alguma tarefa urgente, e monte sua agenda com seus compromissos rotineiros, sempre lembrando de deixar um espaço entre suas atividades diárias para o surgimento de algum problema.
As agendas online são um dos métodos mais tradicionais de gestão do tempo e produtividade. Anote tanto atividades que têm horários específicos, quanto atividades que você planeja fazer em determinados horários, pois assim, você conseguirá cumprir todas as tarefas programadas, sem esquecer de compromissos ou tarefas importantes e inadiáveis.
Todas essas ferramentas são integradas aos e-mails, permitindo criar um evento para uma ou mais pessoas, induzindo ambas as partes a não esquecerem os compromissos. Além disso, elas dão notificações tanto no celular quanto no e-mail, sendo eficaz ao esquecimento.
Essas ferramentas também possuem a disponibilidade de por um esquema de cores para cada compromisso, tornando-o visualmente mais organizado.
Por isso, pegar o costume de anotar tudo na agenda faz com que o cérebro seja utilizado para construir e aprender conteúdos no dia a dia, não como uma grande agenda. E convenhamos que nosso cérebro esquece muitas informações, principalmente em situações de estresse ou de cansaço.
4- Trello (ou outra que utilize o método kanban)
Acesso: Computador (navegador de sua preferência), Celular ou tablet (iOS ou Android).
Essa ferramenta permite criar diferentes painéis para cada situação do seu dia a dia. Por exemplo, dividir entre trabalho, tarefas domésticas e faculdade. Cada painel tem, no mínimo, três fases, que permitem criar cards que irão conter informações de tarefas que ainda precisam ser feitas, as que estão sendo feitas e as que já foram feitas. Cada card terá um nível de importância e de urgência, então sempre dê prioridade para tarefas que são urgentes e importantes.
Ter esse controle te possibilita montar uma agenda semanal mais organizada, sem esquecer tarefas importantes. Além disso, ela mostra o quanto de atividade já foi feita e o quanto ainda precisa ser feito para você concluir sua semana, ou o período de tempo definido.
5- ATracker
Acesso: Celular (iOS e Android)
É uma ferramenta para medir a quantidade de tempo gasta nas tarefas diárias, desde assistir TV ou mexer em redes sociais, até momentos de trabalho. Com isso é possível ver, através de gráficos, o quanto foi gasto com procrastinação ou com produtividade.
Isso impacta diretamente na motivação, principalmente quando os resultados são negativos, ou seja, a procrastinação se sobressai. Porque, em geral, as pessoas ficam incomodadas de perder tanto tempo com tarefas e atividades vazias.
6- Mapeamento de Cargos e Competências.
Um(a) empreendedor(a) que tem funcionários com funções não definidas, se sobrecarrega por sempre precisar apagar incêndios deles. Ou um(a) empreendedor(a) que não tem funcionários, precisa fazer todas as funções da sua empresa, mas acaba não tendo tempo para tudo.
Se você se encaixa em alguma dessas descrições, está na hora de pensar em fazer um mapeamento de cargos e competências para a sua empresa.
No primeiro caso, um mapeamento faz com que o gestor possa exigir funções dos funcionários, já que estará tudo bem definido e descrito de acordo com o cargo de cada colaborador. Além disso, é possível contratar novos colaboradores com as funções exatas para o cargo, otimizando o tempo de escolha de candidatos e contratar na sorte.
No segundo caso, dependendo da quantidade de vendas, uma pessoa não consegue dar conta de absolutamente tudo para a empresa continuar funcionando de forma efetiva. Apostar em um mapeamento de cargos pode ajudar a contratar uma segunda pessoa para dividir as tarefas e multiplicar resultados. Com o tempo, mais funcionários podem ser contratados, de acordo com a necessidade, expandindo cada vez mais o negócio de forma saudável e sustentável.
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