Em meio à crise sanitária global que a pandemia do Covid-19 trouxe, medidas paliativas estão sendo tomadas por todo o mundo. U delas é o home office, usado para ajudar a aderir a quarentena sugerida pelo Governo. Mas você sabe como adaptar a sua empresa e seus funcionários corretamente a essa nova política de trabalho?
Primeiro, tenha em mente que ao contrário do que as pessoas imaginam, o home office não necessariamente reduz a produtividade, diferente disso, pode até aumentar. Por exemplo, os funcionários não perdem tempo se deslocando até a empresa, conseguem flexibilizar seus horários, adaptar o ambiente para trabalhar de forma mais confortável, não precisam se preocupar com “Dress code”. Além de as empresas reduzirem seus custos, principalmente com infraestrutura.
“Mas como implementar essa política na minha empresa?”
Não se preocupe, separamos 4 dicas que vão te ajudar nessa nova fase!
Tenha um controle de ponto
Atualmente existem diversos sites e plataformas que disponibilizam esse controle de ponto online. Com isso, os próprios funcionários conseguem acessar seus dados e realizar a marcação de seus horários.
Por serem online, esses sistemas são os mais modernos e completos que estão disponíveis no mercado. Além disso, podem ser monitorados por diversos aparelhos como celulares ou computadores.
E, com o surto do coronavírus, alguns sites estão oferecendo os seus serviços grátis por determinado tempo. É o exemplo do site OITCHAU, que está de graça para empresas com mais de 500 colaboradores.
Essa ferramenta é importante porque faz com que o empregador possua um controle dos horários de seus funcionários e da produtividade deles.
Disponibilize os materiais necessários
É importante que todos os funcionários possuam os materiais necessários para exercer suas funções, como por exemplo, computadores e impressoras.
Por isso, é essencial que o empregador confira se todos possuem a infraestrutura necessária. Se não possuírem ele deve disponibilizar os materiais (notebooks, tablets) da própria empresa, de acordo com cada cargo, para esse período que o funcionário esteja exercendo suas funções de casa.
Defina plataformas ou apps para toda a equipe
Ter a equipe toda alinhada nesse período é essencial. Por isso, deve-se definir apps ou plataformas para eles usarem no dia-a-dia e mostrarem o que estão fazendo em seus trabalhos. Assim, os funcionários conseguem interagir e o empregador consegue acompanhar, tendo uma visão geral da sua empresa.
Um exemplo de plataforma é o Trello. Através dele é possível marcar as atividades que devem ser feitas, as em andamentos e as concluídas, podendo postar documentos, fotos e podendo criar um quadro para cada área da empresa.
Outrossim, existem diversas outras também, como Google Drive, ClickUp etc. É importante que seja ratificada a comunicação. Isso pode ocorrer por meio de grupos no Whatsapp, Telegram, reuniões virtuais via plataformas como Skype, Hangouts e Discord.
Defina os horários dos funcionários e as regras
É importante deixar claro todas as regras. Questões como se é preciso estar conectado o tempo todo. Quanto tempo de almoço e lanche. Se será possível ausentar-se durante o período de trabalho, assim como explicar em quais dias os profissionais poderão fazer uso do benefício, dias de folga.
Defina a carga horária com o funcionário antes de começar o Home Office. Também se será a habitual ou será flexível, é importante ter clareza nesse momento.
Outra opção é não determinar horários (deixar o funcionário a vontade para realizar suas atividades necessárias dentro dos prazos, mas sem horários fixos). Isso também deve ser acordado com o funcionário antes de começar o Home Office, para que tudo fique claro.
Com essas estratégias e com o empenho de toda equipe, esse período certamente será superado. E quem sabe alguns funcionários até continuarão exercendo o Home Office após essa experiência?! Vale a pena tentar, inovações são sempre bem-vindas, desde que aumentem a produtividade da empresa.
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